Please see the Interview with Khatia Urigashvili – Travel Door – Head of Contracting and MICE Department

First of all, please tell us about your success story. What stages have you gone through, what difficulties have you encountered, and what stage are you at now?

I started my career in the hospitality industry as a Reservations Manager 10 years ago, which provided me with a strong foundation in understanding the importance of guest experience and logistics. Quality in hospitality service is essential, encompassing everything from transportation and hotels to restaurants, as well as uniquely crafted and tailored tours based on clients’ interests. From there, I first transitioned into a role at a tour agency, where I initially focused on operations, and later took on contracting and event management responsibilities. This was a pivotal moment in my career, as it allowed me to combine my passion for travel and event management with my organizational skills.

Throughout my journey, I’ve encountered several challenges, including navigating complex vendor relationships, managing tight budgets, and adapting to the rapidly changing landscape of the MICE industry. 

Currently, I am leading contracting and event planning at a strategic level, managing large-scale events and collaborating with a diverse range of local and international clients at Travel Door Tour Agency, which is  one of the most experienced players in the market today, I continue to focus on improving operational efficiency and crafting unforgettable experiences, while staying up to date with industry trends and emerging technologies.

Based on your experience, what are the key factors to consider when developing an effective business strategy in the MICE sector?

A successful business strategy is built on a few critical pillars:

  • Understanding Market Trends: The MICE industry is highly dynamic, so staying ahead of emerging trends is crucial.
  • Building Strong Vendor and Client Relationships: Long-term relationships with suppliers, venues, and clients are essential. It’s about building trust and understanding their needs, ensuring a seamless service every time.
  • Flexibility and Adaptability: Events are often unpredictable. Flexibility in planning and the ability to adapt quickly to unforeseen challenges (such as last-minute changes, crises, or technical issues) is a must.
  • Focus on Experience: In today’s competitive landscape, creating exceptional, memorable experiences for attendees is more important than ever. The integration of technology to enhance engagement, networking, and personalization is a key differentiator.

Tell us more about your recent project, which included an electronic music night with DJ Floyd Lavine in Tbilisi. What plans do you have for future events in the club scene?

The event featuring DJ Floyd Lavine at the King David Complex was an exciting collaboration with Glimmer Events, uniting electronic music enthusiasts from diverse backgrounds in a dynamic club setting. The evening was a resounding success, seamlessly blending the vibrant energy of the music scene with the upscale atmosphere we aimed to create. From coordinating with the artist and managing technical requirements to overseeing every logistical detail, we ensured everything was perfectly executed to meet the expectations of our discerning clientele.
Looking ahead, we are planning to host more events in the club scene, with a focus on world-class DJs and international talent. We also plan to introduce exclusive VIP experiences and collaborations with local artists to create unique and immersive atmospheres. Our aim is to continue pushing the boundaries of what’s expected in Tbilisi’s nightlife and create unforgettable experiences that attract both locals and tourists.

As a leader, what methods do you use to maintain productivity while working in a group?

As a leader, I believe in creating a transparent, supportive environment that encourages open communication. The key to maintaining productivity in a group is trust and delegation. 

Regular check-ins and clear goal-setting are important to ensure everyone is aligned and working efficiently. I also foster a collaborative environment where each team member’s strengths are acknowledged and leveraged, ensuring that we work together to overcome any challenges that arise.

Another method is using project management tools to stay organized and ensure deadlines are met. This way, every team member can track their responsibilities and see the bigger picture, which increases overall productivity

What advice would you give to aspiring professionals in the event industry?

Stay curious, build a strong network, and remain consistent in delivering quality work. Dream big and take bold actions. The industry is ever-evolving, so continue learning and embracing challenges. Be patient—success takes time, but with dedication and passion, it will come.

გთხოვთ იხილოთ ინტერვიუ ხატია ურიგაშვილთან – Travel Door – კონტრაქტინგის და MICE ჯგუფების ხელმძღვანელი

პირველ რიგში, გთხოვთ, მოგვიყვეთ თქვენი წარმატების ისტორიის შესახებ. რა ეტაპები გაიარეთ, რა სირთულეებს გადააწყდით და რა ეტაპზე ხართ ახლა?

ჩემი კარიერა 10 წლის წინ სტუმარ-მასპინძლობის ინდუსტრიაში რეზერვაციების მენეჯერის პოზიციით დაიწყო, რამაც მყარი საფუძველი ჩაუყარა ამ სფეროს მნიშვნელობის გააზრებასა და დეტალური, ეტაპობრივი რგოლური დაგეგმარების განსაზღვრას. ხარისხი მასპინძლობის სერვისის განუყოფელი ნაწილია, რომელიც  ყველაფერს მოიცავს, დაწყებული ტრანსპორტირებიდან თუ სასტუმროებიდან დამთავრებული რესტორნებითა და კლიენტების ინტერესებზე მორგებულ უნიკალურ ტურებამდე. რეზერვაციების მენეჯერის პოზიციიდან თავდაპირველად  ოპერაციული მენეჯერის პოზიციაზე გადავინაცვლე, რომელშიც საწყის ეტაპზე ორიენტირებული ვიყავი ჯავშნების სრული ციკლის ოპერაციების ზედამხედველობის შესრულებაზე, მოგვიანებით კი შევითავსე კონტრაქტინგის და ღონისძიებების მენეჯმენტის პასუხისმგებლობები. ეს იყო გარდამტეხი მომენტი, ვინაიდან მომეცა შესაძლებლობა, გამეერთიანებინა ჩემი მოგზაურობითა და ღონისძიებების მენეჯმენტით გატაცება საორგანიზაციო საკითხებთან და პროფესიონალურ დონეზე მეკეთებინა, ის რაც აქამდე ჰობი იყო.  

ამ გზაზე არაერთი გამოწვევა შემხვდა, მათ შორის, კლიენტებთან კომპლექსური ურთიერთობების წარმართვა, შეზღუდული ბიუჯეტების  კონტროლი და MICE ინდუსტრიის სწრაფად ცვალებად სფეროსთან ადაპტაცია. 

ამჟამად სტრატეგიულ დონეზე ვხელმძღვანელობ კონტრაქტინგსა და ღონისძიებების დაგეგმვას, ვმართავ ფართომასშტაბიან ღონისძიებებს და ვთანამშრომლობ ადგილობრივ და საერთაშორისო კლიენტებთან ტურისტულ კომპანია Travel Door-ში, რომელიც დღეს ბაზრის ერთ-ერთი ყველაზე გამოცდილი და გავლენიანი მოთამაშეა. ამასთანავე ვაგრძელებ ფოკუსირებას ოპერაციული ეფექტურობის გაუმჯობესებასა და დაუვიწყარი გამოცდილებების შექმნაზე, ინდუსტრიის ტენდენციებისა და ცვალებადი დინამიკის მუდმივი შეცნობის ფონზე.

თქვენი გამოცდილებით რა არის ის უმთავრესი ფაქტორები, რომელთა გათვალისწინება აუცილებელია MICE სექტორში ეფექტური ბიზნესსტრატეგიის შემუშავებისას?

წარმატებული ბიზნეს სტრატეგია აგებულია რამდენიმე კრიტიკულ საყრდენზე:

  • ბაზარზე არსებული ტენდენციების გააზრება: MICE ინდუსტრია ძალიან დინამიურია, ამიტომ განვითარებადი ტენდენციებისთვის ფეხის აწყობას გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს.
  • დაინტერესებულ მხარეებთან და კლიენტებთან მყარი ურთიერთობების დამყარება: აუცილებელია სერვისის მომწოდებლებთან, ლოკაციებთან და კლიენტებთან გრძელვადიანი ურთიერთობების და ნდობის ჩამოყალიბება. მათი საჭიროებების გაგება ყოველ ჯერზე შეუდარებელ სერვისს უზრუნველყოფს.
  • მოქნილობა და ადაპტაცია: ღონისძიებების მენეჯმენტის სფეროში მოვლენები ხშირად არაპროგნოზირებადია.  მოქნილობა და გაუთვალისწინებელ გამოწვევებთან სწრაფად ადაპტაციის უნარი (როგორიცაა ბოლო წუთებში აღმოჩენილი ცვლილებები, კრიზისები ან ტექნიკური საკითხები) აუცილებელია.
  • გამოცდილებაზე ფოკუსირება: დღეს ბაზარზე არსებული კონკურენტული  გარემოს გათვალისწინებით  სტუმრებისთვის განსაკუთრებული და  დასამახსოვრებელი გამოცდილების შექმნა უფრო მნიშვნელოვანია,  ვიდრე ოდესმე. ჩართულობის, ნეთვორქინგისა და პერსონალიზაციის გაძლიერების მიზნით ტექნოლოგიის ინტეგრაცია ძირითადი განმასხვავებელი ფაქტორია.

გვიამბეთ მეტი თქვენი უახლესი პროექტის შესახებ, რომლის ფარგლებში თბილისში ჩატარდა DJ Floyd Lavine-ის ელექტრონული მუსიკის საღამო. რა არის თქვენი სამომავლო გეგმები საკლუბო სივრცის ღონისძიებების მიმართულებით?

14 მარტს King David complex- ში Glimmer event- თან თანამშრომლობით ერთობლივი სადებიუტო ღონისძიება შედგა,  სადაც აფრო ჰაუსის ვარსკვლავ Floyd Lavine-ს ვუმასპინძლეთ. არტისტთან ერთად სცენას ადგილობრივი DJ-ებიც იზიარებდნენ. საღამომ  ტურიზმისა და ბიზნესის სხვადასხვა სფეროში მოღვაწე ელექტრონული მუსიკის მოყვარულები გააერთიანა დინამიურ კლუბურ სივრცეში. ეს  იყო აბსოლუტური წარმატება, ერთმანეთს არაჩვეულებრივად ერწყმოდა მუსიკალური სცენის მკვეთრი ენერგია და ის დახვეწილი ატმოსფერო, რომლის შექმნაც გვსურდა სტუმრებისთვის. უდიდესი შრომა ჩაიდო საორგანიზაციო საკითხებში არტისტთან კოორდინირებიდან და ტექნიკური მოთხოვნების მენეჯმენტიდან დაწყებული თითოეული ლოგისტიკური დეტალის ზედამხედველობით დასრულებული, რათა, ჩვენი სტუმრების მოლოდინები გაგვემართლებინა. 

სამომავლო თვალსაზრისით, ვგეგმავთ უფრო მეტი ღონისძიების მასპინძლობას  უფრო ფართომასშტაბიან საკლუბო სცენებზე,  მსოფლიო დონის დიჯეებსა და საერთაშორისო არტისტებზე აქცენტირებით. ასევე ვგეგმავთ ექსკლუზიური VIP გამოცდილების შემოღებას და ადგილობრივ არტისტებთან თანამშრომლობას უნიკალურ და მომხიბვლელ, განსხვავებულ ლოკაციებზე. ჩვენი მიზანია შევცვალოთ თბილისის ღამის ცხოვრების არსებული პატერნები  და მსმენელს ხარისხიან მუსიკასთან ერთად შოუს ელემენტებით გაჯერებული  დაუვიწყარი გამოცდილება შეთავაზოთ, რომელიც მოიზიდავს როგორც ადგილობრივ, ასევე  უცხოელ სტუმრებს.

რა მეთოდებს იყენებთ ლიდერის როლში გუნდური მუშაობისას პროდუქტიულობის შესანარჩუნებლად?

როგორც ლიდერს, მე მჯერა გამჭვირვალე, მხარდაჭერით სავსე გარემოსი, რომელიც ხელს უწყობს ორმხრივ ღია კომუნიკაციას. ნდობა და დელეგირება გუნდში პროდუქტიულობის შენარჩუნების გასაღებია. 

რეპორტინგი,რეგულარული შემოწმება და მკაფიო სწორი მიზნების დასახვა მნიშვნელოვანია იმისთვის, რომ უზრუნველყოფილი იყოს თანამშრომლების მიერ სამუშაოს თანასწორ მდგომარეობაში და ეფექტურად შესრულება. ამასთანავე ხელს ვუწყობთ კოლეგიალური და გუნდური გარემოს ჩამოყალიბებას, სადაც თითოეული წევრის ძლიერი მხარე იქნება აღიარებული და გამოყენებული, რაც გამოწვევების გადასალახად ერთობლივი მუშაობის გარანტიაა. 

ძალიან მნიშვნელოვანია სამუშაო პროცესში პროექტების მართვის ინსტრუმენტების გამოყენება ორგანიზებულობის შენარჩუნების და ვადების დაცვის მიზნით. ამ გზით გუნდის თითოეულ წევრს შეუძლია თვალყური ადევნოს საკუთარ პასუხისმგებლობებს და დაინახოს უფრო დიდი სურათი, რაც ზრდის როგორც კადრის ასევე გუნდის პროდუქტიულობას.

რას ურჩევდით დამწყებ პროფესიონალებს ივენთების ინდუსტრიაში?

იყავით ცნობისმოყვარე, იკონტაქტეთ საზოგადოებასთან, დააგენერირეთ და შეიქმენით ძლიერი საკონტაქტო ქსელი, იყავით  თანმიმდევრული რადგან ხარისხიანი სამუშაოს შესრულებისთვის ეს უმნიშვნელოვანესია. გქონდეთ წარმოუდგენლად დიდი მიზნები და ოცნებები და გადადგით გაბედული ნაბიჯები. ეს სფერო მუდმივად ვითარდება, ასე რომ განაგრძეთ სწავლა და გამოწვევების მიღება. იყავით მომთმენი – წარმატებას დრო სჭირდება, მაგრამ ერთგულებითა და საქმის სიყვარულით ის აუცილებლად მოვა.